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 50 consejos para Envío Masivo de E-mails


 

Desde que ofrecemos la herramienta web de envío masivo wmEmails nos dedicamos a orientar a los usuarios para que sus envíos tengan un desarrollo exitoso.
Estos consejos fueron recopilados a través del tiempo y son útiles como ayuda al momento de enviar mail masivo con el objetivo de que los menesajes lleguen correctamente a todos los destinatarios de las mailing lists.
Debido al gran aumento de correo no deseado (SPAM) en los últimos años compañías como Hotmail, Yahoo y otras, las dos primeras principalmente, debido a que brindan servicios de correo gratuitos han ido incorporando cada vez políticas mas rigurosas en cuanto a la clasificación del correo entrante a sus servidores con sistemas antispams automáticos que controlan todo el trafico entrante a los mismos.
Debido a que nos interesan que nuestros clientes realicen un buen uso de nuestros servicios para el envió de correo le recomendamos tener bien implementadas estas indicaciones que no garantizan que los E-Mails pasen los filtros antispam pero si son una buena practica para lograr que los correos lleguen a destino correctamente.



Las siguientes recomendaciones cubren prácticas de uso, aspectos técnicos de los servidores, aspectos técnicos en la configuración de casillas, y de formato HTML de los mensajes


  1. SIEMPRE antes de cada envío enviar el mensaje a direcciones de prueba para evaluarlo:
     > De dominios públicos (Ej: Yahoo, Hotmail, Gmail)
     > De dominios propios
     > Para un buen control deberían ser al menos 5 direcciones distintas

  2. Periódicamente revisar el estado del dominio y/o direcciones IP de envío en las listas negras más importantes: SORBS SPAM, SPAMHAUS, SPAMCOP, SNDS (HOTMAIL), etc

  3. Jamás realizar spamming indiscriminado a bases de datos de gran tamaño y adquisición dudosa, hoy en día estas prácticas nunca llevan a buen puerto y sólo generan perjuicio propio y ajeno. Debe intentarse armar mailing lists confiables, depurandolas constantemente a traves del tiempo.
    Solo envia mails a quien lo solicitó previamente o al menos es real candidato a estar interesado en tu mensaje: No nos cansamos de hacer enfasis en esto. El correo no solicitado es Spam, y sin mencionar que es penado por la ley en muchos paises y que tu cuenta puede ser suspendida si detectamos dichos envios, la legitimidad y la imágen de tu empresa puede verse dañada permanentemente asi que si buscas beneficio a mediano-largo plazo, olvidate de realizar éste tipo de envios.

  4. Periódicamente valide la ortografía de las direcciones de sus listas, y también la existencia real de los correos

  5. En el cuerpo de un mensaje se deben incluir textos, si hay solo una imágen es candidato a caer en la carpeta "no deseado"

  6. En el asunto de un mensaje nunca incluir textos escritos en mayuscula ni signos (!,?,*). Tampoco palabras como "promoción" y "oferta"

  7. Luego de cada envío al revisar los mails "rebotados" aplicar los cambios correspondientes en la base de datos. Deben aplicarse acciones claras de acuerdo a situaciones como casilla del destinatario llena, cambio de dirección del destinatario, baja de casilla de mail del destinatario, eliminación de desuscriptos, mensaje "fuera de la oficina", etc etc

  8. Conforme mensajes de correo que no pasen los 100 Kb de tamaño, de modo de no perjudicar a los destinatarios

  9. No incluya archivos adjuntos, sino que se debe subir el archivo previamente a la web, y en el cuerpo del mail accederlo con un vínculo

  10. Si su objetivo es incluir texto enriquecido e imágenes, recuerde que el unico formato universal para ello es el HTML EMAIL. Esto implica que las imágenes del mensaje deben previamente subirse a la web para luego ser incluidas en el cuerpo del mensaje. Contratando cualquier plan de wmEmails, usted recibirá de modo gratuito 2 mensajes HTML EMAIL RESPONSIVE

  11. Si el mensaje HTML tiene cierto tamaño y estilos variados, asegúrese que el mismo sea supervisado por alguien que conozca sobre HTML EMAIL: este lenguaje no es exactamente igual al html de las páginas web ya que es menos permisivo, su codificacion es más acotada respecto a lo que se puede aplicar en una página

  12. Proporcionar numerosos hipervínculos hacia contenido en vuestro website. Varios estudios demuestran que añadiendo hipervínculos -hacia contenidos especiales u ofertas, información complementaria, etc. - se incrementa sensiblemente el clic-through y la conversión. Evitar que el mensaje sea solamente una única imágen con un vínculo

  13. La navegación por nuestro emailing debería reflejar o relacionarse en gran medida a la navegación por nuestro site. Evitar el uso de terminología y gráfica distinta.

  14. Canales de compra o funciones clave de su website deberían estar hipervinculados desde los emailings, pero también hay que diseñar la navegación del email de forma que refleje las acciones principales que queremos que los destinatarios realicen a partir de él.

  15. Para mantener la integridad de su sitio web y dominio, asegúrese que cuando realiza envíos masivos, el dominio del correo orígen no es el mismo de su página web. Al contratar wmEmails se asegura siempre esta situación

  16. Para mantener la integridad de su sitio web y dominio, asegúrese que cuando realiza envíos masivos, la dirección del correo orígen no es una casilla de uso periódico, lo ideal es que la misma sea creada exclusivamente para enviar correo msivo

  17. Para mantener la integridad de su sitio web y dominio, asegúrese que cuando realiza envíos masivos, la dirección IP desde la cual realiza los envíos no es la misma de su servidor web. Para ello es recomendable el uso de herramientas ajenas a su web, como el caso de wmEmails

  18. Para mejorar la aceptación de su correo por parte de los servidores destino, es recomendable que la dirección de correo orígen tenga el mismo dominio que corresponde al server de mail SMTP autenticado

  19. Añadir con cuidado funcionales adicionales como 'enviar a un amigo' o encuestas, formularios de búsqueda etc. Muchos programas de correo no tratan correctamente los formularios y no permiten el envío de datos desde un email a nuestro website. Es recomendable añadir estas funcionalidades sólo supervisadas por agentes de envío como el caso de wmEmails.

  20. Añadir una sección específica para la gestión del contacto. Hay que facilitar el que los destinatarios puedan cambiar su dirección de correo, actualizar sus datos, borrarse o contactarno a partir del email.

  21. No incrustar en el email formatos rich media como audio, vídeo o flash. Colocarlos en nuestro servidor como "streaming media" y simplemente hipervincularlos desde el email. Muchos destinatarios no tienen el ordenador o el software necesario para visualizar correctamente este contenido

  22. Asegúrese que la herramienta que utilice para enviar cumpla los standares recomendados de seguridad y autenticación de los correos. Por ejemplo:
    Hotmail confía más cuando los correos recibidos incluyen la implementación de registros SPF, Sender ID y reverso de DNS (PTR)
    Yahoo confía más cuando los correos recibidos incluyen la implementación de registros DKIM, Domainkeys, DMARC y reverso de DNS (PTR)
    Gmail confía más cuando los correos recibidos incluyen la implementación de registros DKIM, SPF, DMARC, reverso de DNS (PTR) y la inclusión de "List-Unsubscribe"

  23. Es muy importante incluir el link de desuscripcion a la lista en todos los correos que envía, permitiendo al usuario que recibe el mailing poder solicitar no recibir mas el mismo de forma automática, nuestro sistema al crear el mensaje tiene esta opción para incorporar este link de forma automática, por favor utilícelo siempre.
    Herramientas como wmEmails incluyen la posibilidad de mantener varias listas de DESUSCRIPCION distintas, por ejemplo agrupadas por tema.

  24. Si aun desea tener mas efectividad en que sus E-Mails lleguen a destino correctamente, por ejemplo Hotmail tiene un sistema de White List que pueden abonar dependiendo la cantidad de email enviados mensualmente y esto les asegura que los mismos lleguen a la carpeta Inbox de todos sus usuarios, puede ver mas información al respecto en http://www.senderscorecertified.com

  25. Los filtros antispam de Hotmail.com cuando reciben correos de un nuevo dominio o IP, le asignan un score neutro y el mismo generalmente ingresa en la carpeta SPAM, esto lo hace para detectar si los usuarios que reciben dicho correo lo marcan como correo deseado o lo dejan como SPAM, en caso de aceptarlo como correo deseado comienza a asignarle al dominio / IP un score mas alto permitiendo esto que el mail comience a ingresar directamente a la carpeta Inbox, es decir que cuantos mas usuarios acepten como deseado el correo proveniente de un dominio mas posibilidad de que el mismo ingrese en la carpeta Inbox directamente, en caso contrario es muy posible que el mail siempre llegue a la carpeta de correo no deseado o directamente si se genera un score muy bajo debido a que los usuarios lo marcan como SPAM o lo dejan en dicha carpeta Hotmail bloquea el ingreso a sus servidores o lo enviara siempre a la carpeta de SPAM. Lamentablemente no se puede hacer mucho contra este sistema ya que depende exclusivamente de los usuarios finales por eso siempre es recomendable aplicar correctamente todos los ítems antes mencionados.

  26. Validar el código HTML. Código HTML inválido o roto puede causar problemas tanto de visualización como de calidad de entrega. Existen en el mercado algunas utilidades que permiten validar la integridad del código.

  27. Evitar scripts (ej: código en lenguaje Javascript). Las vulnerabilidades del Script provocan problemas de seguridad, por lo que los emails con scripts pueden ser bloqueados o que el script sea inhibido. En lugar de incluir los scripts en el email es preferible mover a los destinatarios hacia nuestro website donde el uso de componentes dinámicos es más seguro.

  28. Añadir el "si no ves bien haz clic aquí" al principio del mensaje. Esto beneficia a aquellos destinatarios cuyo cliente de correo no puede visualizar nuestro emailing correctamente. De la misma manera también es conveniente crear una versión texto del email en HTML y enviarla como multipart, para que aquellos destinatarios que tengan configurado su cliente de correo para visualizar texto no tengan problemas.

  29. Usar alt tags para las imágenes. Estas etiquetas muestran una o dos palabras que describen una imagen o una acción cuando la imagen no se visualiza por retraso en la descarga o bloqueo de la misma.

  30. Procurar que el mensaje principal del emailing sea texto HTML y no una imagen.

  31. El uso del "preview pane" y el bloqueo por defecto de la descarga de imagenes y de los hipervínculos externos son dos de los mayores retos para el diseño de emailings en HTML. Estos elementos deben probarse insistentemente antes de realizar el envío masivo para saber cómo recibirán los destinatarios el mensaje. Además, algunos paneles de pre-lectura no permiten sumar la vista del mensaje a las estadísticas de "mensaje leído" que proporciona la herramienta de envío, y otros paneles sí lo permiten.

  32. No usar HTML de Word, ya que añade código extra que causa errores con ciertos clientes de correo. Mejor Dreamweaver o Frontpage y que luego un programador repase el código para eliminar código innecesario.

  33. No armar el mensaje pegando de herramientas como Word o Excel, ya que agregan código no visible que podría generar errores al abrir el mensaje

  34. Lista de fuentes recomendadas, sobre todo si el destinatario lee el correo de modo offline:
    Arial, Verdana, Tahoma, Trebuchet, Time New Roman, Courier, sans-serif, Georgia

  35. Utilizar tablas para la estructura del HTML
    No Utilizar DIVs para la estructura del HTML

  36. No usar imágenes como fondo (background), ya que no se visualizan correctamente en la mayoría de clientes de correo. Para celdas individuales se pueden utilizar imágenes como background pero en varios casos no las visualizará.

  37. No incrustar las imagenes en el email, como el caso de los mensajes con imágenes armados en Outlook. Es preferible alojarlas en un website, ya que algunos filtros de ISPs bloquean los emails con imágenes incrustadas. Herramientas como el caso de wmEmails permiten subir las imágenes a un espacio especial para UPLOAD de archivos a incluir o linkera en los correos

  38. Delivery rate: es la proporción existente entre los e-mails enviados y aquellos que los servidores no dejaron pasar. Cabe mencionar que el número de e-mails enviados no suelen ser el mismo que aquellos que inicialmente componían la Base de Datos de destinatarios. Las direcciones de contacto mal escritas, los campos vacíos y los e-mails duplicados, así como aquellos ?desuscriptos? en campañas previas y que no hayan pasado el ?test de existencia? deben ser removidos en lo posible antes de comenzar el proceso de envío.

  39. Evitar las imagenes gif de 1x1 pixel como espaciadores, ya que muchos spammers las utilizan y puede marcar tu email como spam

  40. Evitar el uso de CSS (Hojas de Estilo en Cascada). Los CSS en el diseño de un website pueden simplificar el proceso de diseño, pero usados en un emailing pueden causar una visualización incorrecta en algunos clientes de correo. Si estás obligado a utilizar CSS hazlo como "inline", es decir, incrustando el Estilo entre los dos body tags y no en el header.

  41. Mantén la anchura de los emails de no más de 650 pixels. Anchuras mayores fuerzan al destinatario a hacer scroll horizontal. Además, emails que son demasiado anchos son especialmente problemáticos cuando los destinatarios sólo nos otorgan algunos segundos de atención en el preview pane.

  42. CTR ( Click Through o ?índice de clicks? ) cuando enviamos un mensaje en formato html con links, es posible medir la cantidad de clicks que los destinatarios hacen sobre cada link. El CTR es el porcentaje que surge de dividir los clicks únicos sobre los e-mails efectivos.
    Es fundamental que el CTR sea monitoreado, y en cada envío esta tasa pueda ascender, eso indicará que la propuesta es más aceptada por los destinatarios y afianzará la relación con los integrantes de cada mailing list

  43. No realizar el envío desde una direccion IP de PC sino que debe hacerse desde un entorno de servidor espacialmente creadp para mail masivo. Intentar enviar desde un programa en PC genera alto grado de rechazo anti-spam y además compromete al proveedor de conexión

  44. Si posee en sus listas de contactos muchos correos de un mismo dominio es recomendable que separe esta lista utilizando wmEmails en varias listas para que envié en forma alternada los correos debido que los sistemas antispam especialmente de Hotmail ? Yahoo cuando detectan un flujo grande de correos que provienen desde un mismo dominio o IP, pueden llegar a bloquear el mismo ya que al ser automático puede pensar que es un ataque a sus servidores de correo o un envió de SPAM masivo, por eso es recomendable separar estas direcciones en listas mas pequeñas y realizar los envíos en forma alternada.

  45. Algunas prácticas que condenan servidores como Hotmail y Yahoo:
    Enviar a miles de direcciones de sus servidores que no existen o fueron dadas de baja
    Enviar a miles de direcciones de sus servidores más de una vez en días consecutivos, o en períodos cortos de tiempo
    Cuando muchos destinatarios de sus servidores tildan al mensaje de "no deseado", se suele invalidar por completo el correo, o enviarlo directamente a la carpeta de spam
    La reputación de la dirección IP del servidor SMTP origen del mail es mala
    La reputación del dominio del correo origen es mala
    La reputación del usuario del servidor SMTP del correo origen es mala

  46. Revise la llegada de sus mensajes evaluandolos con herramientas anti-spam como el caso de X-SmartMailer, esto a veces permite detectar detalles insospechados. ejemplo: Si en el cuerpo del correo se incluye un dominio llamado "...desayunosartesanales.com..." esto será filtrado debido a la existencia del texto "...anales.com...". Las reglas básicas de los anti-spam a veces se equivocan, por eso hay que encontrar el modo adecuado de evitar estas trabas

  47. Asegúrese que el disparo de su correo es a través de un Servidor SMTP autenticado, y no via "Bulk"

  48. Caracteres especiales en el cuerpo del mensaje: Las palabras con acento o símbolos no standares convenientemente deben ser agregados a través de los códigos HTML correspondientes.

  49. Mantener una frecuencia fija, conocida de antemano por los suscriptores. Si enviamos diariamente un boletín que se suponía semanal, probablemente los suscriptores terminen rechazándolo y marcándolo como no deseado.

  50. Que el campo "De" sea el nombre de tu empresa o del empleado y una vez que elijas que completar, tratá de mantenerlo. Durante el instante donde el que recibe los correos decide si abrir o no tu mail, un factor decisivo es si el campo "De" les resulta familiar.


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